10 RAZONES DE PESO PARA IMPLANTAR LA FACTURA ELECTRÓNICA EN LAS EMPRESAS ECUATORIANAS
La
percepción de la factura electrónica por parte de las empresas de todo
el mundo es paradójica: la realidad ha demostrado que no sólo mejora los
negocios en múltiples áreas, sino que, además, permite ahorrar dinero,
mejorando la rentabilidad de las empresas. Sin embargo, a las empresas
les cuesta adoptar esta tecnología tan beneficiosa para su actividad.
Para
derribar estas barreras, SERES ha identificado 10 razones que hacen de
la factura electrónica uno de los mejores aliados de cualquier negocio.
Reducción de los costes de facturación:
La
emisión electrónica de facturas permite un ahorro estimado del 67%, ya
que se reducen los costes en la manipulación de papel, el recuerdo de
los pagos, la gestión de la tesorería, el archivo de los documentos,
etc. Con la recepción electrónica de las facturas, los costes estimados
para su introducción en los sistemas internos, validación y macheo,
gestión de pago, archivo, etc. también se reducen drásticamente,
permitiendo un ahorro del 65% de los costes.
- Reducción de los costes de gestión de facturas (coste/factura):
La emisión de facturas en Ecuador tiene un coste por unidad de $4,92 cuando se realiza en papel y de $1,81 cuando se utiliza el formato electrónico.
La diferencia es aún mayor cuando se trata de recepción de facturas, que pasa de los $7,99 en papel a solo $2,51 en formato electrónico.
Como
ejemplo de estos ahorros, los costes medios de facturación de una gran
empresa del sector retail/distribución se redujeron en más de
$26.000.000 al año al comenzar a facturar electrónicamente.
- Ahorro de almacenamiento:
Puede
parecer banal cuando se libera el contenido de un cajón o un
archivador, pero, al extenderse a toda una empresa, puede permitir la
mudanza a un espacio más reducido y el consiguiente ahorro en alquiler y
suministros.
Se estima que, para una factura, el paso de archivo físico a archivo electrónico permite unos ahorros del 81%.
Ejemplo:
Empresa retail ahorró más de $540.460 al reducir a cero los casi 12km
de lineales que tenían destinados al archivo de sus facturas en papel.
- Reducción tiempos: acortar los ciclos de tramitación, incluido el cobro
La
facturación electrónica acorta los tiempos de entrega de las facturas y
reduce todo el proceso de pago entre empresas o entre usuarios y
empresa.
En
emisión, se estima que el tiempo manual dedicado a la creación,
impresión, manipulación y ensobrado, envío y archivo por factura en
papel es de 1 minuto y 33 segundos; mientras que, con la factura
electrónica, el tiempo de creación, envío y archivo pasa a ser de 30 segundos.
En recepción, con la factura en papel son necesarios unos 9 minutos
para la recepción, manipulación del correo, verificación y revisión de
la factura, registro de datos en el sistema y archivo manual; mientras
que sólo 2 minutos y 30 segundos son los que se necesitan para la recepción, verificación, revisión, registro y archivo de una factura electrónica.
Por
ejemplo, una gran empresa periódicamente recibía de sus distribuidores
tantas guías de remisión, que se producía un retraso de entre una y dos
semanas a la hora de facturar. A través del trato electrónico de los
documentos la facturación pasó a ser diaria.
- Reducción de errores:
La
factura electrónica no tiene errores contables y si los tuviese el
sistema las rechaza. Esto hace que se reduzcan los errores humanos y que
sea mucho más cómodo manejar grandes volúmenes de facturas.
De
hecho, podemos destacar el ejemplo de una empresa distribuidora
consiguió tramitar el 99,7% de sus facturas de forma electrónica, lo que
se tradujo en una reducción drástica de los errores derivados del
registro manual de los datos y 
unos ahorros de más de $32.427.600.
- Eliminación de tareas rutinarias:
Por cada 20 facturas emitidas se ahorra más de media hora de trabajo mientras que, por el mismo volumen, en recepción se ahorran 3 horas.
Esto permitió que las personas que se dedicaban al registro manual de
datos enfocaran su trabajo a labores más productivas, generando mayor
eficiencia a la gestión.
Siguiendo
con los ejemplos, una empresa fabricante consiguió eliminar todas las
tareas relacionadas con la introducción de los datos de las facturas y
otros documentos, que implicaban el trabajo de 4 personas y suponían un
gran coste de tiempo.
- Ahorro medioambiental:
Cada
millón de facturas en papel precisa de 10.000 kg de madera. Al pasar al
formato electrónico, ese millón de facturas evita la tala de 56 árboles
y se reduce un 0,72 Tm emisiones de CO2.
- Aumento de la seguridad:
La
factura en papel puede ser copiada, escaneada, puede perderse durante
el envío, puede ser modificada sin notificárselo al emisor… mientras que
la factura electrónica está cifrada con contraseña, se envía
directamente del emisor al SRI y al receptor a través de redes seguras,
contiene la firma electrónica que impide modificaciones…
Por consiguiente,
la mayor seguridad aporta mucha más seguridad al inversor, que ante una
inversión más segura está dispuesto a obtener menor rentabilidad. Esto
permite ahorros en los costes de financiación, reduciendo el tipo de
interés y costes de gestión de las operaciones financieras, dependiendo
de los casos, entre un 20% y un 40% de la TAE asociada respecto al
factoring tradicional.
9. Mejora de la imagen financiera:
Al
reducirse el coste de la operación de factoring sin recurso, ésta puede
ser más ampliamente usada como un instrumento de mejora de la imagen
financiera. Al permitir convertir en balance cuentas a cobrar en
liquidez, automáticamente mejora los ratios relacionados con la liquidez
y solvencia, claves en la imagen financiera que mostramos ante
terceros. Esto permite una mejor posición en la negociación de todo tipo
de operaciones de financiación, tanto de inversión como de circulante,
que puede permitirnos obtener ahorros en los tipos aplicados entre 10% y
20%.
- Mejora de los resultados:
La
factura electrónica “per se” disminuye el DSO o periodo medio de
cobranza. Si además se recurre a la financiación sin recurso de parte de
esas facturas esa disminución será mucho más fuerte. Menos DSO implica
automáticamente menos necesidad de financiación del Working Capital.
Dependiendo del DSO previo y los tipos de interés que calculemos para la
retribución de ese capital de trabajo, la mejora en la cuenta de
resultados puede alcanzar el entre un 0,5% y 1% de la cifra de negocio.
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