“Oficinas accesibles”: una alternativa para superar los momentos de crisis

*Por Rodrigo Pistori Pivetti communications sales developer de Alcatel-Lucent Enterprise.

En tiempos de crisis e inestabilidad económica, las empresas tienen que hacer uso de la creatividad para mantenerse competitivas y sobrevivir a la turbulencia. En esta etapa, la mejor solución es pensar  de manera simple. Si los ingresos disminuyen, es necesario ajustar el gasto y ahorrar. Sin embargo, se debe hacer sin comprometer el nivel de calidad de  servicios y productos que se ofrecen.

En este contexto, las soluciones tecnológicas pueden ser herramienta importante para lograr el objetivo en corto plazo. Un tema ya conocido y prioritario para las áreas de Tecnologías de Información (TI), es la "movilidad de las empresas". Analizando este concepto más a fondo, adaptarse al "mundo móvil" ya es una obligación y -de hecho- las empresas pasadas de moda gastan más y entregan menos. El entorno empresarial ha cambiado, y la demanda de comunicación requiere interacción en tiempo real, en cualquier lugar y con cualquier dispositivo.

Es importante prestar atención en estadísticas de las ciudades. Por ejemplo, en la ciudad de México se pierden en promedio de dos a cuatro horas al día en el tráfico. Enfermedades comunes como el estrés y la depresión registran aumentos anuales. En el perfil del padrón de una empresa, aproximadamente el 30% de los empleados tienen una función que exige que parte del tiempo estén fuera de la oficina, expuestos a riesgos y afectados por los costos de desplazamiento. Las estadísticas del mercado muestran que el teletrabajo en México apenas ha sido adoptado por una minoría de las empresas, y esta lejos de convertirse en un beneficio real en la práctica, debido a que representa obstáculo por las costumbres culturales de las empresas.

 

La adopción del teletrabajo en México ha sido en su mayoría por multinacionales extranjeras que cuentan con culturas organizacionales más avanzadas. Una investigación de SAP Consulting muestra que el 83% de empresas todavía no piensan en incorporar esta práctica, sin embargo de acuerdo al más reciente estudio de Regus –proveedor global de espacios de trabajo flexible-, medir a los empleados por resultados, y no por el tiempo que pasan en una oficina es vital para que éstos se sientan más apreciados. 

Esta investigación fue realizada a 44,000 empresarios de más de 100 países incluido México, y el mismo informa que a nivel mundial el 61% de las empresas están utilizando prácticas de trabajo flexible como herramientas para atraer y retener talento local. No obstante, para hacerlo posible, otro nuevo reto sale a la luz, y es el control a través de la gestión a distancia del personal, ya que 63% de las empresas están implementando el trabajo a distancia, pero sólo el 43% se ha preocupado por aplicar esquemas medibles del trabajo remoto. 

Para cambiar esta realidad, se hace un llamado de atención para generar una reducción de costos y se ejemplifica la experiencia de empresas que han adoptado esta práctica, ya que estos pueden ser grandes motivadores para que una empresa tome una decisión. Al considerar la adopción de movilidad empresarial, diversos elementos se pueden tener en cuenta en un análisis de reducción de costos. Por ejemplo, alquiler de oficinas y salas de reuniones, consumo de energía eléctrica, espacio para los activos, gastos de viaje, alojamiento, boletos de avión, etc. Otros factores intangibles vienen como la satisfacción, la productividad y la calidad de vida del empleado.

En la práctica, según el estudio de SAP Consulting, las empresas que han adoptado el teletrabajo se han dado cuenta del beneficio real, que básicamente es retener el talento, mejorar la calidad de vida de empleados y el aumento de la productividad. ¿Parece extraño? De hecho, investigaciones muestran que las relaciones se vuelven cada vez más profesionales, el trabajador goza de una mejor calidad de vida, hay mayor concentración, se reduce el estrés y se vuelve más orientado a resultados, pues se reconoce solo por su rendimiento medible y no por factores emocionales.

Como resultado clave del reporte de Regus se señala que 76% declara que la alta dirección puede beneficiarse con más productividad de sus empleados, si les permiten la flexibilidad y 67% afirma que el trabajo a distancia puede ser productivo. “Este 2016 existirá un gran cambio cultural, donde el trabajo flexible seguirá creciendo. Esta última investigación muestra que los negocios están adoptando esta tendencia, que produce mayor productividad y resultados. Si las empresas desean atraer y retener al mejor talento, deberán ofrecer a sus empleados diversas opciones de trabajo flexible como oficinas cercanas a los hogares de sus colaboradores y clientes”, señala el reporte.

Sin embargo las relaciones interpersonales no pueden extinguirse. Se debe buscar un punto de equilibrio para compensar las distancias, una solución es la adopción de tecnologías para ampliar el ambiente de trabajo fuera de los límites de la oficina. Es decir, crear "oficinas accesibles". Una "oficina accesible" sería un escritorio físico y virtual al mismo tiempo, la combinación de una infraestructura de red para satisfacer la oficina y acceso remoto también en internet de forma segura, en cualquier lugar ya través de cualquier dispositivo.

Comunicaciones unificadas y colaboración 

Técnicamente, en ALE tenemos una combinación de tecnologías de red y conexión inalámbrica integrada (LAN y Wireless LAN), preparadas para autenticar a usuarios internos y externos a través de Internet - un concepto que llamamos de Acceso Unificado. Los servicios de telefonía atienden a teléfonos IP de escritorio para oficina (usuarios internos), así como teléfonos virtuales y aplicaciones en computadoras, smartphones y tabletas (usuarios móviles).

En estas aplicaciones, la comunicación se realiza a través de voz y vídeo y grupos de trabajo que interactúan a través del chat y el estado de presencia. Los empleados pueden colaborar y editar archivos durante una reunión virtual, además de usar un repositorio común. Este conjunto de servicios es conocido como comunicaciones unificadas y colaboración. En la "oficina accesible" todos los servicios son corporativos, con políticas de uso y normas de seguridad bien definidos. TI tiene un monitoreo en tiempo real, informes de análisis para la toma de decisiones y herramientas de instalación automatizada para servicios de red que se puede aplicar a la calidad de servicio (QoS) de acuerdo con el perfil de usuario, sin ninguna intervención humana.

Cuando la empresa no adopta una herramienta corporativa y no da a sus empleados acceso a la tecnología adecuada, se abre la posibilidad de que los usuarios adopten sus propias herramientas, por ejemplo, las redes sociales, Whatsapp u otras. Es decir, el contenido de la empresa se convierte en tráfico por medios no seguros y sin ningún tipo de control, un riesgo inminente para el capital intelectual de la misma.

En conclusión, siendo la movilidad un camino sin retorno, las empresas tienen que adaptarse y ofrecer tecnologías de comunicación y de red. Así, podrán retener su talento y reducir sus  costos. La adopción del teletrabajo puede ser gradual y de acuerdo a las necesidades de negocio. Por último, está comprobado que la práctica tiene sus ventajas y puede ser una herramienta poderosa para atender a una nueva generación de empleados.