Renovar el sistema de Comunicaciones ¿Hará mi negocio más productivo?
Renovar el sistema de Comunicaciones ¿Hará mi negocio más productivo? Es
la pregunta más frecuente entre altos directivos empresariales cuando sus
gerentes de sistemas o de telecomunicaciones les comentan que es hora de
renovar su sistema de comunicaciones.
Un servicio
de telefonía IP o también llamada VoIP (por su sigla en inglés Voice
over IP) es la tecnología que hace posible que la señal de voz se envíe a
través de Internet mediante un protocolo IP (Protocolo de Internet). Así, en
lugar de enviar la señal de forma analógica, como hace la telefonía
convencional, envía la voz en forma digital en paquetes de datos aportando
multitud de ventajas para las empresas y personas que buscan alternativas en
costos y facilidades de acceso en telecomunicación.
¿Pero qué impacto tiene implementar un sistema de Voz sobre IP en los
negocios? No perdamos de vista que esta tecnología se ha puesto al servicio de
las empresas para convertirse en una de las más comúnmente usadas en el sector
corporativo local, regional y global, con múltiples ventajas para la reducción
de costos y para mejorar la productividad de las empresas en un mundo cada vez
más competitivo.
A continuación, enumeramos cinco formas en las que la Voz sobre IP hace
más productivo su negocio:
1. Movilidad
Una de las grandes tendencias en el mundo de hoy es la
movilidad. Gracias a la Voz sobre IP, una reunión de directorio, un comité, una
reunión de presentación de resultados, una reunión de planificación estratégica
o una reunión rutinaria de seguimiento, se puede realizar sin necesidad de que
todos los asistentes estén presentes físicamente en una sala de reuniones. Uno
o varios participantes bien podrían estar fuera de la oficina y conectarse
mediante su PC o un dispositivo móvil desde prácticamente cualquier lugar,
interactuando como si estuvieran físicamente presentes. Este efecto de movilidad y la Voz sobre IP
como habilitador de la misma produce una reducción de tiempos para la toma de
decisiones, un mejor time to market,
un cierre de ventas, una respuesta oportuna y mejoras en la experiencia del
cliente. Se estima que alrededor del 50% de los despliegues hacia Voz sobre IP
se ejecutan más que por reducción de costos, por facilitar la movilidad entre
los empleados de la compañía.
2. Reducción de Costos
El primer ahorro generado luego de la implementación
de un sistema de Voz sobre IP se evidencia cuando llegan las facturas de
telefonía fija. Las llamadas entre oficinas, sucursales e incluso hacia
usuarios móviles se realizan a través de las redes IP. Un único punto de red en
el puesto de trabajo habilita a los empleados a trabajar desde su PC, así como
a hablar telefónicamente con cualquier destino. A esto se le llama
convergencia, que no es otra cosa más que aprovechar el mismo medio físico, sea
fibra óptica o redes inalámbricas, para transmitir datos y voz.
3. Capacitación
El nuevo entorno de negocios presiona para contar con
gente cada vez más capacitada en las empresas. Sin embargo, a veces se vuelve
complejo para las grandes organizaciones movilizar gran cantidad de personal
hacia una sala o auditorio y de la misma forma resulta complejo que un
Capacitador se traslade a cada sucursal o dependencia para realizar la
capacitación. La Voz sobre IP permite tanto a capacitador como empleado
aprovechar de la mejor manera los recursos disponibles, desplegando
capacitaciones de manera masiva sin necesidad del traslado del personal,
haciéndolo además de manera ágil y con mucha mayor frecuencia.
4. Optimización del tiempo
Muchas veces nos pasa que nos encontramos en una
reunión muy importante, en un almuerzo de trabajo o simplemente en alguna
circunstancia que no nos permite contestar nuestras llamadas. Todos los
mensajes recibidos en los buzones de voz serán almacenados, sin embargo, puede
resultar una pérdida de tiempo el intentar escuchar uno por uno sin poder
gestionarlos ni compartirlos. Gracias los sistemas de Voz sobre IP, los
mensajes pueden ser recibidos directamente en nuestro correo electrónico con un
archivo de audio adjunto, podemos reproducirlo, guardarlo y hasta renviarlo en
caso de que el mensaje no sea para nosotros, ahorrando así tiempo significativo
de los empleados de una organización.
5. Transformación Digital
La Voz sobre IP es un pilar fundamental sobre el cual
se implementan las estrategias de transformación digital. Gracias a esta
tecnología es más frecuente el uso de audio conferencias, videoconferencias,
conferencias web, presentaciones remotas, compartir contenido en tiempo real,
envío de chats, entre otras opciones. Y todo esto se realiza desde una misma
interfaz de usuario que puede ser usada para conectarse desde cualquier
dispositivo y en cualquier lugar, consiguiendo además omni presencia y omni
canalidad que generan mejores experiencias de usuario y lealtad de los clientes
de la organización.
No hay duda de que la voz es y seguirá siendo un factor crítico en las
comunicaciones empresariales; del adecuado tratamiento de ella dependerán la
satisfacción de los clientes y colaboradores.
Por eso, considerando todo lo anteriormente mencionado, es claro que
renovar el sistema de comunicaciones permite a las empresas volverse más
productivas, gracias a la reducción de costos y el incremento de sus
capacidades de respuesta.
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