Volver a la oficina: Lo que deben considerar las empresas para el retorno a la presencialidad

 Durante el 2020 y parte del 2021, estar y trabajar desde casa se convertió en la nueva regla, la mayoría de empresas adoptaron nuevas formas de trabajar que mantuvieron las operaciones en curso mientras que se minimizaban los riesgos a los empleados, lo cual dejó a las oficinas, fábricas, tiendas y otros edificios, relativamente vacíos. 

Trabajar de manera remota fue una medida oportuna ante la situación sanitaria, y a su vez aceleró procesos de transformación digital en las compañías, las cuales tuvieron que afrontar retos relacionados a la productividad, la conexión a internet y el clima laboral de los empleados.

Para adaptarse a estas nuevas condiciones, de acuerdo a los resultados de la séptima encuesta Visión Pymes[1] realizada a inicios de 2021, en promedio el 46% de las pymes en Ecuador y Colombia señalaron que, a causa de la pandemia, el nivel de inversión en tecnología de oficina de la empresa aumentó y fue incluso necesario equipar lugares de trabajo en los hogares de empleados y propietarios.

Ahora, cuando es el momento de volver a la presencialidad, a los equipos gerenciales les corresponde determinar cómo y cuándo empezar esta compleja tarea, en la cual se debe propender por el bienestar de los equipos, manteniendo la productividad y eficiencia de la compañía.

De hecho, pensando en la mejor manera de reanudar la actividad, el 60% de los gerentes y propietarios de pymes en Ecuador y Colombia, planea invertir el próximo año en dispositivos tecnológicos de oficina como computadoras y servidores, según hallazgos de la séptima edición de la encuesta anual Visión Pymes* de Brother International Corporation.

A continuación, compartimos consejos que le permitirán a los directivos iniciar el regreso a la presencialidad, minimizando conflictos con sus empleados.

1. Flexibilidad: Tomar lo mejor del teletrabajo y llevarlo a la presencialidad. Ilana Milkes*, fundadora y jefe ejecutivo de World Tech Makers, una compañía dedicada a la capacitación y perfeccionamiento de habilidades en programación y analítica con sede en Colombia, señala que combinando lo aprendido en el teletrabajo con las practicas de la oficina, habrá más eficiencia al momento de volver. " Apropiarse de la tecnología es clave. Por ejemplo, alternar las reuniones entre presenciales y virtuales puede ayudar a agilizar más el tiempo. Otro hábito, es el de tomar un pequeño descanso o una pausa activa, lo que fortalece nuestra capacidad para concentrarnos y pensar críticamente".
2. Comunicación en doble vía: Para Astrid Encarnación*, fundadora de Ases Services, una firma de servicios dedicada a la organización y desarrollo estratégico de empresas en República Dominicana, "es entendible tener cierta resistencia al regreso, pero es importante establecer un dialogo asertivo y comunicación permanente entre directivos y colaboradores para que todos comprendan las ventajas de retomar la presencialidad y lo hagan con buen ánimo. Se deben mantener condiciones de bienestar y seguridad, ya que es imprescindible hacer de esta experiencia algo que genere confianza y tranquilidad".
3. Planear y organizar el trabajo: Alejandro Carbonell*, CEO y cofundador de Tutorez, una plataforma de educación en línea con sede en Panamá, señala la importancia de establecer patrones futuros de trabajo que satisfagan a todas las partes. “Una buena planificación de las tareas, logrará distribuir el tiempo eficientemente, ajustándonos a una dinámica laboral que no será la misma que la del trabajo en casa".

El regreso gradual a las oficinas es todo un hecho, por eso es recomendable que la compañías tengan un control y una correcta distribución de los espacios de trabajo para reducir los contagios, asi como mantener la higiene constante. También es importante generar espacios de contacto humano controlados que incentiven el intercambio de ideas, los cual mejorará la productividad y el bienestar de los empleados.