Productividad y crecimiento: las ventajas de una eficiente administración de información en las pymes

 Los entornos laborales se transforman de manera constante. Uno de los cambios más notables está relacionado con la digitalización de la información y la documentación de las empresas. Se estima que, en el último año, disminuyó la cantidad de documentos impresos en el 48% de las pequeñas y medianas empresas de Ecuador y Colombia, según detalla la séptima edición de la encuesta Visión Pymes realizada por Brother International Corporation[1].

No obstante, este proceso no es algo que los empresarios y emprendedores puedan tomar a la ligera. El archivo documental es uno de los pilares fundamentales para la correcta gestión de la empresa, puesto que allí se encuentra información esencial y, en algunos casos, sensible sobre finanzas, socios comerciales, proyectos, talento humano, entre otros.

Por tal motivo, es vital contar con un sistema organizado, eficiente y flexible, ajustado a las necesidades de cada organización y que proporcione funcionalidades básicas como, la ubicación central de almacenamiento; la administración de versiones; una buena función de búsqueda, sistema de seguridad e incluso que facilite la colaboración.  De esta manera, la herramienta tecnológica de gestión de documentos, ofrece soluciones efectivas para automatizar los procesos de trabajo e incrementar la eficiencia, la productividad, reducir costos, aumentar la seguridad y hacer que la información siempre esté disponible para quien la necesita.

A continuación, compartimos testimonios de expertos sobre las ventajas de aplicar un sistema de gestión documental en los negocios.

1. Optimiza el flujo de trabajo: Luis Tituaña*, fundador de T&T Asociados, una firma ecuatoriana que brinda asesoría empresarial en temas financieros, laborales y de tecnología, señala que la incorporación de un sistema de gestión documental en los negocios, ya sea a través de servidores o herramientas en la nube, permite optimizar los flujos de trabajo, puesto que brinda la posibilidad de acceder a información, intercambiar documentos o editarlos de forma colaborativa desde cualquier lugar. “Con los archivos digitalizados, solo bastan un par de clics para acceder a cualquier documento de tu empresa. Esto es beneficioso, ya que ayuda a fortalecer los procesos de trabajo remoto”, precisa el emprendedor ecuatoriano.
2. Permite ahorrar recursos y contribuir al ambiente: Graciela Dixon*, propietaria de Project Wellness, empresa de servicios relacionados con la salud y el bienestar en Panamá, comenta que, con la gestión documental, surgió la cultura ‘paperless’ entre las organizaciones, un movimiento que promueve el aprovechamiento de los espacios físicos y el ahorro de recursos, mediante la digitalización de las empresas. “El almacenamiento digital de archivos nos permite reducir costos derivados del proceso tradicional de impresión, clasificación y reserva de documentos. Adicionalmente, se reduce el uso indiscriminado de hojas de papel, un beneficio directo para el ambiente al ser los negocios uno de los principales consumidores de este recurso”, explica la empresaria panameña.
3. Brinda mayor seguridad a la información: Jason Acuña*, fundador y CTO de Outer Space Coders, una empresa de tecnología centrada en el desarrollo web y móvil con sede en Costa Rica, menciona que los documentos en papel son muy susceptibles de ser extraviados e incluso sustraídos por personas externas a una organización, lo cual representa un gran riesgo, para los negocios. “La información que se almacena en formato digital tiene un mayor nivel de seguridad y es posible personalizarla, para que solo las personas autorizadas accedan a los documentos más sensibles. Además, tenemos la ventaja de la trazabilidad, es decir, que podemos identificar si un documento ha sido modificado, quién lo ha hecho y rastrear la versión original”, expresa el emprendedor costarricense.

La gestión documental contribuye a que las organizaciones dispongan de sistemas de información eficaces. Su implementación en las empresas ha pasado de ser una alternativa a convertirse en una necesidad, independientemente del tamaño o sector. Por tal motivo, es esencial que los líderes empresariales se familiaricen con esta herramienta, cuyas ventajas se reflejan en la productividad y crecimiento de cada negocio y de sus colaboradores.