2017 TRAERÁ UN CAMBIO EN EL ESQUEMA DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA EN ECUADOR

El nuevo año traerá importantes novedades para las empresas ecuatorianas en el ámbito del intercambio electrónico de documentos. 2017 estará marcado por tres grandes hitos. El primero contempla un cambio en el esquema de facturación electrónica en Ecuador. El segundo será la previsible incorporación de nuevos contribuyentes obligados a utilizar el formato digital en diferentes documentos. Y el tercero, la incorporación de nuevos documentos, además de facturas, a esta obligación.

Ecuador es un país en el que la mayoría de los sectores ya están obligados a facturar electrónicamente. Periódicamente, el SRI sigue incluyendo a nuevos contribuyentes obligados. El último grupo de contribuyentes designados por el SRI como especiales se incorporó el pasado 1 de noviembre. Además, el SRI está impulsando no sólo el uso de la factura electrónica, sino también la emisión de comprobantes electrónicos para el sector privado, contemplada en la resolución NAC-DGERCGC13-00236. Para 2017 se prevé un nuevo incremento del número de contribuyentes obligados a utilizar el intercambio electrónico de documentos.

Otro factor relevante será el cambio, a partir del 31 de diciembre de 2017, del esquema de facturación en Ecuador, donde actualmente conviven el anterior esquema on-line y el nuevo esquema off-line. A partir del 1 de enero de 2018 entrará en vigor la Resolución NAC-DGERCGC14-00790 que establece que se deberá facturar a través del nuevo esquema off-line de facturación electrónica, que se diferencia del vigente al contemplar la emisión simultánea de la factura para el SRI y para el receptor. Actualmente, la empresa emite la factura y la envía al SRI para su autorización y, una vez autorizada, la envía al receptor.

Según Alberto Redondo, director de Marketing de SERES para Iberia y Latam “Las empresas ecuatorianas tienen que ser capaces de anticiparse a estos cambios si no quieren que su actividad de negocio se vea alterada. El intercambio electrónico de documentos asiste a una transformación continua, derivada de dos grandes vectores: el primero está protagonizado por los avances técnicos y el segundo por los cambios normativos, y apostar por una solución que sólo cubra con la parte tecnológica del cambio no es la mejor opción”.

Para SERES, la solución pasa por contratar un servicio de intercambio electrónico de documentos “que asegura la puesta en marcha inmediata y la actualización permanente de los cambios, sin desembolso iniciales y pagando sólo por el uso.”

Los servicios ofrecidos por los operadores, además, aportan un fuerte valor añadido, ya que la implantación de este tipo de proyectos, apoyados en un tercero de confianza, brinda la posibilidad a las empresas de formar parte de un nuevo canal de comunicación que mejora tanto los procesos internos del negocio como las relaciones con los socios. Un servicio de factura electrónica permite el seguimiento y la trazabilidad de los documentos emitidos, conociendo su estado (enviado, validado, abierto...), además de posibilitar la aprobación de las facturas de forma ágil, optimizando la gestión de la tesorería y posibilitando una mejora en la toma de decisiones.

“SERES –añade Alberto Redondo–, no sólo da una solución tecnológica, sino que cubre todas las tareas necesarias para que los contribuyentes obligados se despreocupen y cumplan con su obligación con el SRI a tiempo”.

Más allá de cumplir con la normativa del SRI, el verdadero reto de las empresas ecuatorianas al abordar un proyecto de intercambio electrónico de documentos es que le permita realmente mejorar su negocio. Que ayude a reducir costes, a automatizar los procesos de facturación y a reducir errores, a mejorar la gestión, a acortar los plazos de cobro y que permita acceder fácilmente a otras fuentes de financiación como el factoring. Las oportunidades y ventajas que ofrece la factura y otros documentos electrónicos son una realidad palpable. La propuesta de SERES es no sólo cumplir con la normativa sino también mejorar el negocio. El beneficio más evidente y el primero que se ve es el ahorro de costes y es directamente proporcional al volumen de facturas que se emiten y envían. Cuanto mayor sea, mayor es el ahorro. 

Si el volumen es pequeño, este saldo no es tan evidente, pero no impide disfrutar de otras ventajas. En estos casos, el principal beneficio se sitúa en la relación de negocio, la trazabilidad. Así, la factura electrónica permite conocer el estado de la factura y saber que la factura será cobrada en el periodo acordado. Es aquí donde muchas empresas no dudan en dedicar recursos para saber si las facturas son correctas y han sido aceptadas. En una gestión basada en el papel esto implica llamadas, rellamadas, respuestas tardías con errores sencillos, etc.

Según un estudio realizado por SERES, con la factura electrónica los costes medios por factura se reducen drásticamente pasando de aproximadamente:

·         En emisión: $4,92 en papel a $1,81 en formato electrónico.

·         En recepción: $7,99 en papel a $2,51 en formato electrónico.