EL INTERCAMBIO ELECTRÓNICO DE DOCUMENTOS TRANSFORMA LA RELACIÓN ENTRE EMPRESAS Y MEJORA LA RENTABILIDAD COMERCIAL

El Intercambio Electrónico de Documentos (EDI) está transformando la relación entre las empresas y, también, entre los diferentes departamentos de éstas, agilizando y automatizando procesos, mejorando la relación, evitando errores, reduciendo costes y mejorando la rentabilidad comercial. 

Según SERES, empresa pionera y especialista en soluciones de intercambio electrónico seguro de documentos, “el EDI sintetiza las mejores prácticas del Business to Business (B2B)” y es el modelo de referencia en sectores como la automoción y el retail, que fueron los primeros en implementarlo hace décadas. 

En cualquier sector, la cadena de suministro requiere de una estructura ágil y dinámica que facilite y simplifique el flujo de la mercancía. En ese entorno, el EDI ha mostrado todo su potencial y capacidad, y se ha convertido en una pieza clave para el rediseño de todos los procesos asociados a la misma. 

Antes de la implantación del EDI, el intercambio de documentos entre las empresas se basaba en el uso del correo postal (para la recepción de facturas) y del fax (para envío de pedidos), lo que hacía que la comunicación entre las partes fuera muy lenta, los errores frecuentes y no se pudiera realizar un seguimiento certero de los documentos. El correo electrónico palió alguno de estos inconvenientes pero agudizó otros como la falta de seguridad e integridad típicas de esta tecnología.

La introducción del EDI ofrece múltiples beneficios, como la disminución de errores o costes administrativos derivados de la automatización de los procesos, la mejora de la gestión del negocio derivada de la información en tiempo real que proporciona, el acortamiento de la cadena suministro, la optimización de los recursos humanos… 

El EDI ha transformado la gestión de diversos departamentos como compras, logística, almacén, finanzas, etc., al abrir un nuevo canal de comunicación compartido que abarca desde el pedido hasta la factura electrónica, que se ha posicionado como un documento clave, brindando la oportunidad de poder llegar de forma sencilla, segura y estándar a todos los clientes/proveedores. De igual manera, la trazabilidad que aporta ha permitido a los responsables de facturación poner en marcha sistemas de aprobación automáticas de facturas sin necesidad de supervisión manual. Con lo que se ha conseguido un mayor control de las deudas y cuentas a cobrar.

En paralelo, el uso del EDI aporta un mejor control de los stocks. Según diferentes estudios, el EDI permite reducir en un 3% los costes de producción y en un 75% las roturas de stock. Además, reduce los plazos de entrega, los costes administrativos en el tratamiento de pedido y/o factura, los errores en las entregas y los tiempos de espera de los operadores logísticos.

Los beneficios del EDI van mucho más allá de la mejora logística o de facturación ya que aporta importantes mejoras en la gestión de las ventas. El intercambio de ciertos documentos tales como el informe de ventas ayuda a planificar la producción, permite conocer de primera mano las ventas del equipo comercial y genera un dibujo geográfico de quién vende más y dónde las campañas realizadas han tenido un mayor impacto; de tal manera que se ha conseguido una mayor visibilidad de las tendencias de consumo en el mercado.

“El Intercambio Electrónico de Documentos –afirma Alberto Redondo, Marketing Manager Iberia & Latam SERES– está revolucionando la actividad empresarial, impulsando su transformación digital, simplificando la vida de las organizaciones, ayudándoles a poner todo su esfuerzo en lo que realmente importa: su negocio”.