La firma electrónica, una herramienta clave para los negocios

 Todas las organizaciones a nivel global tuvieron que dar un giro de 180 grados en la forma en la cual desarrollaban sus procesos. A raíz de la pandemia, la competitividad aumentó y cualquier compañía que se quiera mantener vigente en el mercado tendrá que simplificar la manera de hacer las cosas, con el objetivo de facilitarle la vida a sus clientes, es decir, tener un servicio al usuario rápido, seguro y sencillo.

Dicha optimización y simplificación sus procesos ha encontrado una aliada clave: la firma electrónica, la cual les permite a los usuarios firmar, por ejemplo, un contrato para el alquiler de una casa, comprar un carro, abrir una cuenta bancaria o dar una autorización escolar, sin tener que salir de casa o desde la oficina, con la certeza de que al finalizar cada flujo de firma, el remitente recibirá el documento con las rúbricas respectivas, sin permitir cambios y con una declaración de la identidad del suscriptor, que Adobe Sign garantiza de principio a fin.

Con Adobe Sign las organizaciones han reducido sus procedimientos y tiempos de respuesta de forma sustancial. Una compañía de alquiler de autos y gestión de flotas pasó de tener un promedio de tramitación de cada contrato de 23,5 días a 4 días y 2 horas, es decir, logró una reducción de 83% en los plazos de procesamiento. Lo que en conclusión significa que hoy es una empresa más eficiente.

“Los procesos de firma electrónica que se configuren de forma adecuada serán más fáciles de implementar y cumplirán con los requisitos legales y de seguridad que muchos de los procesos empresariales que conocemos actualmente. Las firmas electrónicas implican mayores exigencias técnicas, pero, a su vez, ofrecen un método de autenticación avanzado que se ajusta a normas altamente reguladas y estrictas”, explica Eduardo Jordao, Senior Channel Account Manager de Adobe. 

Además, Adobe Sign permite agregar métodos de verificación que comprueban la identidad del destinatario. Puede solicitar un código enviado al correo, una contraseña, un documento de identidad o una verificación externa. También cuenta con un certificado que acompaña el documento y está encriptado para que de esa manera no se pueda reproducir y sea válido como el documento original. Este trabajo ha permitido el perfeccionamiento de tecnologías relacionadas con los archivos PDF.

¿Cómo elegir?

La elección del modelo de firma más adecuado para una organización depende de encontrar el equilibrio entre lo estipulado en las normativas y el nivel de riesgo, además de tener en cuenta qué medidas habría que aplicar para garantizar que las transacciones comerciales sean legítimas y seguras.

“Adobe Sign, marca una diferencia en el mercado ya que entrega las herramientas para que la persona pueda firmar, garantiza que la persona que firma sea la adecuada, automatiza los documentos para las empresas y permite personalizar los documentos para facilidad de una compañía. Además, es compatible con los diferentes modelos de firma electrónica, ya que, al ser una solución única, flexible y ampliable, permiten elegir entre ellas”, puntualiza Eduardo Jordao, Senior de Adobe.

En Ecuador, la firma electrónica se encuentra regulada mediante la Ley de Comercio Electrónico y su reglamentación, desde el 2002, por el Código Orgánico de Comercio y por resoluciones de la Agencia de Regulación y Control de las Telecomunicaciones (Arcotel).

El Banco Central, Registro Civil, Security Data Seguridad en Datos y Firma Digital S. A., el Consejo de la Judicatura y Anfac (Autoridad de Certificación Ecuador C. A.) son las instituciones autorizadas por Arcotel para brindar el servicio de firma electrónica.

El uso de firma electrónica se duplicó durante la cuarentena. El Registro Civil registró más de 17.000 emisiones de firma en token y en archivo del 20 de marzo al 16 de junio de 2020. Y en lo que va de este año se registran 34.200 emisiones.