La evaluación del software: Paso clave para lograr una implementación exitosa y acelerar el ROI

 

La implementación de un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) o de cualquier otro tipo de software empresarial se ha vuelto fundamental en los últimos años para las organizaciones. Sin embargo, tan solo en Latinoamérica, entre el 20% y el 75% de las implementaciones de software empresarial fallan, lo cual se traduce en una pérdida de la capacidad operativa, de los ingresos, de la competitividad, de sus empleados e incluso de sus clientes.

 

Esto se debe a que, si bien el software ofrece diversos beneficios (como una mayor fluidez en las operaciones, automatización de los procesos manuales, mejor control y entendimiento de las operaciones, incremento en la eficiencia del personal y sustitución de sistemas heredados obsoletos), estos no llegan por sí solos.

 

Por el contrario, es importante que todas las compañías —sin importar al sector al que pertenezcan— sepan que una implementación de software exitosa requiere de una minuciosa evaluación previa. De manera ideal, esta debe ser realizada con el apoyo de profesionales imparciales que cotejen los cientos y hasta miles de características incluidas en las distintas soluciones del mercado frente a los requerimientos de la compañía para encontrar el sistema que mejor se adapte a sus necesidades particulares.

 

“Entre algunas empresas, existe la percepción de que la adquisición de un software se puede llevar a cabo sin una evaluación concienzuda previa y tomando como base las recomendaciones y discursos de venta de los proveedores. Ese es un error común entre los empresarios, quienes adquieren soluciones únicamente porque el proveedor en cuestión les hace creer que su tecnología es la que realmente necesitan, sin que verdaderamente se haya hecho la revisión detallada correspondiente”, señala Jorge García, Analista Principal de BI y Gestión de Datos de Technology Evaluation Centers.

 

Y no es así; la evaluación del software no es un “gasto adicional” a la implementación; por el contrario: puede ser la clave entre una decisión exitosa y una implementación fallida. Datos de Technology Evaluation Centers (TEC) indican que entre un 50% y un 75% de las empresas que no contemplan una consultoría adecuada al momento de elegir su software empresarial, enfrentan pérdidas económicas importantes.

 

Según información de la CEPAL, en Ecuador el 36% de las compañías han adoptado un ERP para sus operaciones diarias, lo cual refuerza la importancia de mitigar el riesgo antes mencionado.

 

●     Cómo acelerar el ROI

 

Dicho lo anterior, es importante mencionar que una evaluación de software meticulosa es determinante para que la implementación sea exitosa, para que los beneficios se presenten lo antes posible y para que se acelere el retorno de la inversión (ROI).

 

Desde el punto de vista de los ahorros, datos de TEC indican que, al hacer una meticulosa evaluación antes de la implementación, las empresas reducen su tiempo de selección hasta en un 50%, sin sacrificar el número de proveedores que se compara, las características revisadas y el nivel de detalle del análisis. Asimismo, según información ofrecida por TEC, las compañías que llevan a cabo una evaluación con el acompañamiento de expertos en evaluación y selección de software llegan a ahorrarse hasta un 25% o más en materia de costos relacionados con la selección e implementación del software, en comparación con aquellas empresas que no realizan ese proceso.

 

Lo anterior —aunque dependerá del tipo de empresa y el tipo de software involucrado— hará que el retorno de la inversión (ROI) se logre de manera más rápida y positiva.

 

“Es fundamental que las compañías ecuatorianas acudan con expertos que puedan brindarles un verdadero soporte a su toma de decisiones, con base en datos de proveedores de software y muchos otros factores cuantificables, con el objetivo de identificar qué productos son los que verdaderamente se adaptan a sus objetivos y requerimientos. De esta forma, el tiempo de evaluación y selección se reduce, los beneficios llegan más rápido y las ventajas —tanto operativas como financieras— se ven reflejadas con anticipación, al tiempo que se reduce el riesgo de fracaso en la implementación”, concluye Jorge García.