LA TRANSFORMACIÓN DIGITAL, UN PASO ESTRATÉGICO PARA TODA EMPRESA

 

La digitalización empresarial no es solo una tendencia, sino una necesidad en el entorno competitivo actual. El manejo documental en las empresas implica una mejora en su eficiencia, la posibilidad de ofrecer un mejor servicio al cliente, innovar en sus modelos de negocio y mantenerse a la vanguardia en un mercado en constante evolución.

KYOCERA, conocida en Ecuador como KMSOLUTIONS, busca brindar al mercado ecuatoriano soluciones tecnológicas para una nueva realidad, donde ya no es estrictamente necesario tener actividades presenciales que tanto marcaron al mundo y al ser humano.

La empresa presenta soluciones personalizadas para cada cliente y cada necesidad de acuerdo al tamaño de la empresa, estructura, giro de negocio e incluso presupuesto. Dentro del proceso se realiza la revisión de archivos de acuerdo a normas archivísticas, ordenamiento de archivos, digitalización de documentos, software de gestión documental para manejo de procesos digitales, capacitaciones y sugerencias para mejorar y automatizar de manera más adecuada sus procesos y custodia física. Con esto se ha buscado que KM sea el aliado estratégico de cada empresa que le permita realizar todos los procesos de manejo documental con un mismo proveedor que buscara siempre el acompañamiento y las mejores prácticas para sus empresas.

KM Solutions y KYOCERA reconocen que la demanda en soluciones de gestión documental ha tenido un cambio sin precedentes, producto de la nueva realidad de trabajo, y que, a su vez, los sistemas de impresión han dado un salto radical hacia permitir la desmaterialización (digitalización) de documentos. Esta nueva situación hace aún más relevante el impulsar soluciones que no solo ayuden a la gestión de impresión de documentos, sino que permitan su captura y distribución, su uso de manera colaborativa, su movilidad y almacenamiento en la nube; sin dejar de lado la seguridad resultando en una significativa reducción de costos.  

Según un informe de Latin America Digital Transformation Report 2023, los países latinoamericanos que más han tenido presencia en esta transformación son: Brasil, México, Argentina, Colombia y Chile. En Ecuador, en 2021, el 39 % de las empresas emprendieron este camino; para 2022, la cifra subió a 58 % y en 2023 a 73 %.

KMS ofrece una amplia gama de productos que intervienen en los procesos diarios de una empresa, como computadoras, impresoras, escáneres y otros dispositivos, los cuales cuentan con funcionalidades ancladas a la nube, ofreciendo simplificar procesos, optimizar tiempo y recursos, y brindar una mayor seguridad de la información.

En un estudio realizado por IDC en 2018, el gasto global neto en la transformación digital fue de aproximadamente 1 billón de dólares y se prevé que aumente a más de 2 billones de dólares en 2022.

Si bien es cierto que esta transformación significa una inversión para las empresas, es una decisión fundamental y una prioridad estratégica como paso clave para su desarrollo.

La digitalización no solamente vuelve a las empresas más eficientes logrando mejorar costos y manteniendo el control sobre el uso de su documentación, sino que también las convierte en organizaciones con conciencia y responsabilidad ambiental al reducir el uso de papel, lo que incluso deriva en beneficios tributarios.

Un ejemplo de éxito es el caso de Xerox, que registró un aumento del 50.2% en sus ingresos de 2021 a 2022, pasando de 9.65 millones de dólares a 14.50 millones de dólares.

Pero, ¿cuáles son las consecuencias de no tener un manejo eficiente de la documentación en una empresa? Se estima que el manejo inadecuado de la documentación les cuesta alrededor de 3.1 mil millones de dólares a nivel mundial. Esto podría significar una inversión en personal, capacitación, mejora de infraestructura, etc.

 

El objetivo de la digitalización es explotar a las empresas al máximo de su capacidad; sin embargo, es importante saber elegir bien a este aliado estratégico que nos acompañará y guiará en el proceso, que si bien es cierto traerá múltiples beneficios, requiere de una asesoría adecuada para llegar a los objetivos planteados.

Apostando por esta evolución, KMSOLUTIONS se complace en anunciar su alianza con Google en Ecuador, fundamentada en el uso de inteligencia artificial para la administración controlada de información y documentos con uso de inteligencia artificial, brindando a las empresas ecuatorianas la oportunidad de evolucionar y ser más competitivas en un mercado, tanto nacional como internacional, que avanza a pasos de gigante.

Lo importante por resaltar de la parte de KMSOLUTIONS es que ya cuenta con varios proyectos CASOS DE ÉXITO en empresas públicas y empresas privadas que han permitido consolidar su oferta y fortalecer sus conocimientos para atender todo tipo de requerimientos.